วิสัยทัศน์

 

               หอจดหมายเหตุเเห่งชาติเฉลิมพระเกียรติสมเด็จพระนางเจ้าสิริกิติ์พระบรม ราชินีนาถ สงขลา เป็นศูนย์กลาง        การให้บริการเอกสารจดหมายเหตุ ที่มีการให้บริหาร จัดการ เเละดำเนินงานที่ได้มาตรฐาน ทันสมัย เเละเชื่อมโยงข้อมูลการให้บริการด้านจดหมายเหตุกับหอจดหมายเหตุอื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

                                                                           

พันธกิจ

 

              หอจดหมายเหตุเเห่งชาติเฉลิมพระเกียรติ สมเด็จพระนางเจ้าสิริกิติ์ พระบรมราชินีนาถ สงขลา มีภารกิจหลัก ในการรับมอบ เเสวงหา ประเมินคุณค่าเพื่อการจัดเก็บ การพัฒนา การอนุรักษ์ การเผยเเพร่ เเละการให้บริการเอกสารจดหมายเหตุประเภทต่าง ๆ บันทึกเหตุการณ์สำคัญของชาติ เป็นศูนย์ข้อมูล เเละศูนย์ประสานงานจดหมายเหตุ เเละปฏิบัติงานร่วมกับ  หน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้องหรือที่ได้รับมอบหมาย พันธกิจสามารถเเยกเป็นข้อ ๆ เพื่อนำไปสู่เป้าหมายการดำเนินงาน ดังนี้

 

              ๑. เเสวงหาเเละติดต่อรับมอบเอกสารสำคัญจากส่วนราชการ เอกชน หรือบุคคล เเละให้คำปรึกษา เกี่ยวกับการทำลายเอกสาร  เเละการส่งมอบเอกสารสำคัญให้กับหอจดหมายเหตุเเห่งชาติ

              ๒. ดำเนินการประเมินคุณค่า จัดหมวดหมู่ จัดทำบัญชี เเละจัดทำ เครื่องมือช่วยค้นเอกสาร

              ๓. ให้บริการค้นคว้าเอกสารจดหมายเหตุ เเละส่งเสริมให้หน่วยงาน ทางการศึกษาเเละผู้สนใจทั่วไปรู้จักใช้เอกสารจดหมายเหตุเพื่อการศึกษาประวัติศาสตร์ท้องถิ่น

              ๔. จัดกิจกรรมเพื่อเผยเเพร่เเละประชาสัมพันธ์งานจดหมายเหตุ เเละให้ความร่วมมือทางวิชาการกับส่วนราชการ    หน่วยงานอื่น ๆเพื่อสร้างเครือข่ายจดหมายเหตุ

 

 บทบาทหน้าที่

 

              ๑. พิจารณาตรวจสอบ และวิเคราะห์การขออนุญาตทำลายเอกสารของส่วนราชการต่าง ๆ ตามหน้าที่ความรับผิดชอบที่กำหนดไว้ ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

              ๒. พิจารณาในการจัดทำข้อตกลงในการทำลายเอกสารให้กับส่วนราชการต่าง ๆ โดยให้สอดคล้องกับความจำเป็นที่หน่วยงานนั้นจะต้องใช้ในการปฏิบัติงาน โดยวิเคราะห์ว่าเอกสารไม่มีคุณค่าต่อการค้นคว้าวิจัย เมื่อครบอายุการเก็บแล้วสามารถดำเนินการทำลายได้ โดยไม่ต้องแจ้งให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณาก่อน ส่วนราชการใดที่ประสงค์จะทำข้อตกลงดังกล่าว จะต้องทำบัญชีรายชื่อเอกสาร ตัวอย่างเอกสารและกำหนดอายุการเก็บเอกสารแต่ละรายการให้ชัดเจน ส่งให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติก่อน

              ๓. ดำเนินการรับมอบเอกสารจากส่วนราชการต่าง ๆ ตรวจสอบและติดตามทวงถามเอกสารที่ไม่ครบ จัดทำทะเบียนรับมอบ    ให้รหัสเอกสารและจัดเก็บอย่างมีระบบ เพื่อรอการประเมินคุณค่าอีกครั้งหนึ่

             ๔.วิเคราะห์และประเมินคุณค่าเอกสารที่ได้รับมอบหมายจากส่วนราชการต่าง ๆ ตรวจสอบเนื้อหาของเอกสารว่าเอกสารใดควรเปิดเผย หรือควรปกปิด

             ๕. ดำเนินการจัดหมวดหมู่เอกสารที่ผ่านการประเมินคุณค่าแล้ว จัดทำคู่มือช่วยค้นประเภทต่าง ๆ จัดเตรียมเอกสารให้พร้อมที่จะนำออกบริการ

             ๖. ควบคุมการทำลายเอกสารที่ผ่านการประเมินคุณค่าแล้ว

             ๗. พิจารณารับฝากเก็บเอกสารจากส่วนราชการต่าง ๆ ตามระเบียบงานสารบรรณ ข้อ ๖๐ ควบคุมดูแลรักษา ตลอดจนให้บริการแก่หน่วยงานเจ้าของเอกสาร

            ๘. ติดตามและรับมอบเอกสารที่มีอายุเกิน ๒๕ ปี หรือพ้นกระแสการใช้งานแล้วจากส่วนราชการต่าง ๆ และเตือนให้ส่วนราชการต่าง ๆ สำรวจและทำลายเอกสารอย่างสม่ำเสมออย่างน้อยปีละครั้ง

            ๙.ให้คำแนะนำจัดเก็บและทำลายเอกสารแก่ส่วนราชการต่าง

          ๑๐. ติดตามและบันทึกเหตุการณ์สำคัญ ๆ ของจังหวัดที่อยู่ในเขตพื้นที่รับผิดชอบ

          ๑๑. สำรวจ แสวงหาฟิล์มภาพยนตร์ เพื่อนำมาประเมินคุณค่า เก็บรักษา และอนุรักษ์

          ๑๒. รวบรวมประวัติและผลงานของบุคคลสำคัญในท้องถิ่น

          ๑๓. ให้บริการค้นคว้าแก่ส่วนราชการ และประชาชนทั่วไป สำหรับชาวต่างชาติที่ต้องผ่านการขออนุมัติ จากคณะกรรมการวิจัยแห่งชาติก่อน

          ๑๔. จัดกิจกรรมเพื่อประชาสัมพันธ์งานจดหมายเหตุ และร่วมกิจกรรมกับหน่วยงานต่าง ๆ